Cheltuieli deductibile la înființarea firmei – ce poți deduce legal la început de drum
La început de drum, mulți antreprenori plătesc din buzunar unele cheltuieli esențiale. Vestea bună este că multe dintre acestea pot fi înregistrate ca cheltuieli deductibile după înființare, contribuind la reducerea impozitului datorat.
Ce înseamnă o cheltuială deductibilă la înființare?
Termenul de cheltuială deductibilă este legat strict de calculul profitului fiscal, adică acel profit la care se aplică impozitul pe profit. Cu cât un contribuabil are mai multe cheltuieli deductibile, cu atât impozitul pe profit sau pe venitul net va fi mai mic. De aici, apare și interesul crescut al antreprenorilor de a deduce cât mai multe cheltuieli. Totuși, conform legii, nu toate cheltuielile pe care un contribuabil le face sunt deductibile de la calculul impozitului pe profit.
În cazul firmelor nou-înființate, vorbim despre cheltuieli de început, realizate înainte de începerea efectivă a activității. Acestea pot fi recunoscute ca deductibile dacă sunt justificate și înregistrate corect în contabilitate.
Exemple de cheltuieli deductibile la început
- Taxe de înființare firmă sau PFA (ONRC, avize etc.)
- Achiziția domeniului web și crearea site-ului
- Cheltuieli cu logo, branding, design
- Licențe software (ex: WooCommerce, Shopify, Canva, antivirus, etc.)
- Achiziții de echipamente sau stoc inițial de marfă
Cum se înregistrează aceste cheltuieli dacă au fost făcute înainte de înființare?
Conform normelor contabile, bunurile achiziționate de fondatorul unei firme înainte de înființare pot fi aduse în firmă printr-un aport în natură sau pot fi vândute firmei după înființare, cu justificare adecvată.
Iată cele două proceduri posibile:
1. Aport în natură la capitalul social
Folosit mai ales pentru mijloace fixe. Este însoțit de un Proces-verbal de aport în natură, în care se descriu bunurile aduse în firmă și se evaluează valoarea lor. Acest document se poate întocmi chiar și după înființare, dacă bunurile sunt folosite în activitate.
🔗 Descarcă model proces-verbal de aport în natură
2. Vânzare către firmă pe bază de Borderou de achiziție
Fondatorul întocmește un Borderou de achiziție de la persoană fizică, cu datele bunurilor aduse în firmă și prețurile acestora. Se anexează copii după facturi/bonuri (dacă există), declarație că bunurile provin din patrimoniul personal și copie CI vânzător.
🔗 Descarcă model Borderou de achiziție
Important: Chiar dacă achiziția a fost făcută pe numele administratorului, bunul poate fi introdus în firmă dacă există documente justificative și este utilizat în scop economic.
Care sunt documentele necesare?
- Borderou de achiziție – cu lista bunurilor, preț estimat, semnătura administratorului
- Declarație pe proprie răspundere – că bunurile provin din patrimoniul personal
- Copie CI vânzător (dacă este cazul) și eventual dovada plății
- Proces-verbal de aport în natură – dacă se dorește capitalizarea bunurilor
Este obligatoriu procesul-verbal de aport?
Nu, doar dacă bunurile se înregistrează ca aport la capitalul social. Dacă se doresc doar pentru utilizare internă, borderoul și declarația sunt suficiente.
Ce prevede legea?
Reglementările contabile permit recunoașterea în contabilitate a bunurilor achiziționate de fondator înainte de înființare, dacă acestea sunt necesare activității și se poate demonstra proveniența. Nu este nevoie de facturi pe firmă, dar se recomandă păstrarea documentelor justificative.
Contabilitatea acestor cheltuieli
- Stocurile se înregistrează în contabilitate pe baza borderoului și se vor consuma ulterior prin vânzare sau producție.
- Mijloacele fixe se amortizează pe durata de viață utilă (de ex: laptop 3 ani).
- Cheltuielile directe (taxe ONRC, software) se trec la cheltuieli în luna respectivă sau pe perioadă, în funcție de tipul acestora.
Concluzie
Nu lăsa cheltuielile din faza de început să fie pierderi. Ele pot fi recunoscute legal în contabilitate dacă sunt documentate și justificate corespunzător. Discută cu un contabil pentru a stabili cea mai eficientă metodă de includere în firmă a acestor costuri inițiale.
