Contabilitate eCommerce 2024: Întrebări frecvente și sfaturi utile de la experți contabili
Ai un magazin online sau dorești să începi o activitate de comerț electronic? Află care sunt aspectele contabile și fiscale de care trebuie să ții cont pentru a-țiați dezvolta cu succes afacerea online și a evita penalități costisitoare.
Magazinele online au devenit o activitate antreprenorială populară și adesea profitabilă în România, în mare parte datorită digitalizării accelerate a comerțului în perioada pandemiei. Această schimbare a determinat mulți antreprenori români să se orienteze spre vânzarea online de bunuri și servicii pe platforme de eCommerce precum Shopify, Gomag și Magento, pe rețelele de social media, sau prin marketplace-uri ca eMAG, elefant.ro, Amazon și eBay.
Evoluția rapidă a sectorului de comerț electronic a adus numeroase oportunități, dar și provocări, mai ales în ceea ce privește administrarea contabilității și îndeplinirea obligațiilor fiscale specifice magazinelor online.
Echipa de experți contabili din cadrul LIN Premium Conta a colectat cele mai frecvente întrebări legate de contabilitatea unui magazin online primite de la clienți și a creat acest mini ghid cu informații de actualitate privind subiecte ca:
- alegerea formei de organizare la înființarea magazinului online
- obligativitatea utilizării casei de marcat
- procesul de gestionare a stocurilor
- vânzarea de produse printr-un marketplace
- deducerea și colectarea TVA-ului
- folosirea sistemului One Stop Shop (OSS) pentru vânzările în UE
12 lucruri utile de știut despre contabilitatea unui magazin online în 2024
Contabilitate eCommerce 2024
1.SRL vs. PFA: Care formă de organizare este mai avantajoasă pentru un magazin online?
Începem prin a sublinia faptul că legislația românească impune deținerea unei forme de organizare juridică pentru a putea vinde bunuri sau servicii online. În funcție de nevoile și planurile tale, poți alege între forme de organizare mai simple, precum PFA sau II, și variante mai complexe, cum ar fi microîntreprinderea sau SRL, care implică mai multe obligații fiscale și contabile dar și numeroase avantaje.
SRL-ul este cea mai folosită formă de organizare pentru comerțul electronic deoarece oferă mai multă flexibilitate în ceea ce privește gestionarea afacerii, alegerea obiectului de activitate și accesul la programe de finanțare și granturi guvernamentale.
Comparat cu PFA-urile, SRL-urile au o structură juridică mai formală, permițând o separare clară între afacere și proprietarul acesteia și oferind mai multă credibilitate în fața clienților, furnizorilor, și a partenerilor. Principalele diferențe dintre SRL și PFA includ aspecte precum:
- Răspunderea juridică: Răspunderea juridică este limitată la SRL, activele personale ale proprietarilor fiind protejate în cazul unor eventuale probleme financiare ale firmei. La PFA, însă, răspunzi legal cu patrimoniul personal.
- Accesul la bani: Profitul realizat în cadrul unui SRL se poate accesa fie sub formă de salariu dacă te angajezi în firmă fie prin dividende anuale sau trimestriale. Dacă deții un PFA, poți scoate bani din firmă oricând dorești.
- Numărul de salariați și coduri CAEN: Potrivit legii, SRL-urile pot avea un număr nelimitat de angajați dar și de coduri CAEN pentru care nu este necesară dovada pregătirii profesionale. În schimb, un PFA poate avea doar până la 3 angajați și maxim 5 coduri CAEN (10 coduri la II-uri) pentru care trebuie să demonstreze experiența în domeniu.
- Administrarea activității și contabilitate: Obligațiile financiare și legislative sunt mult mai riguroase la SRL decât la PFA. În cazul PFA-urilor, contabilitatea se face în partidă simplă, iar contribuabilii declară veniturile realizate, cheltuielile, impozitul, și contribuțiile datorate la stat printr-o Declarație Unică anuală. În schimb, gestionarea unui SRL necesită, conform legii, depunerea unor declarații fiscale lunare și trimestriale și întocmirea bilanțurilor contabile intermediare și anuale de către un contabil autorizat sau o firmă de contabilitate specializată.
Recomandarea echipei LIN Premium Conta: Dacă plănuiești să îți deschizi un magazin online, îți recomandăm să alegi SRL-ul ca formă de organizare deoarece beneficiezi atât de flexibilitate în organizarea și diversificarea activităților comerciale cât și de multiple facilități fiscale. Totodată, un SRL îți va permite să atragi mai ușor investitori și parteneri care să-ți susțină viziunea și să construiești un brand puternic pe piață.
2.Care este codul CAEN dedicat comerțului online?
Codul CAEN pentru magazinele online este 4791 – Comerțul cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet. Acest cod CAEN trebuie să fie menționat în actul constitutiv al firmei ca obiect principal de activitate și acoperă vânzarea unei game variate de produse, inclusiv îmbrăcăminte, electronice, produse cosmetice și altele.
Cu toate acestea, există și excepții în privința bunurilor ce pot fi vândute sub acest cod, precum autovehiculele, motociclete și a piesele sau accesoriile pentru acestea.
3.Când ai nevoie de casă de marcat?
Potrivit OUG nr. 28/1999, agenții economici care realizează activități de comerț cu amănuntul sunt obligați să utlizeze casa de marcat dacă produsele sunt achitate și ridicate direct de către clienți de la magazinul fizic, sediul sau depozitul firmei.
Însă, poți face încasări de la persoane fizice fără a avea obligația de a folosi casa de marcat în următoarele situații:
- Plata produselor se face prin transfer bancar
- Plata produselor se face online cu cardul printr-un procesator de plăți, clientul primind o factură în format digital care confirmă comanda
- Plata produselor se face prin intermediul unei firme de curierat, care emite chitanțe ramburs în baza facturilor emise de magazinul online
4.Ce informații trebuie afișate obligatoriu pe site-ul magazinului tău online?
Conform Legii nr. 365/ 2002 privind comerțul electronic, contribuabilii care desfășoară activități comerciale printr-un magazin online sunt obligați să pună la dispoziție în cadrul site-ului informații privind:
- datele de identificare ale societății, inclusiv denumirea firmei, adresa sediului social, codul unic de înregistrare, numărul din Registrul Comerțului, capitalul social, adresa de corespondență și numărul de telefon.
- datele de identificare ale autorității de reglementare, în cazul în care activitatea desfășurată este supusă unui regim de autorizare (de exemplu, licență de turism, autorizație de la Ministerul Sănătății, autorizație de mediu etc)
Lipsa acestor informații de pe site-ul unui magazin online se consideră contravenție și se sancționează cu amenzi de la 1.000 lei la 100.000 lei.
Alte informații esențiale necesare pentru conformarea la legislația privind comerțul electronic includ:
- link către adresa oficială a Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (ANPC), conform Ordinului nr. 72/2010
- link către Platforma de Soluționare Online a Litigiilor (SOL), conform OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în cadrul contractelor încheiate cu profesioniștii
- termenii și condițiile de utilizare a site-ului
- politica de utilizare cookie-uri
- politica de prelucrare a datelor cu caracter personal (GDPR)
- politica de livrare
- politica de returnare a produselor
ATENȚIE: Toate aceste date trebuie să fie ușor accesibile și prezentate într-un mod clar pentru a asigura informarea și protecția corespunzătoare a clienților magazinului online.
5.Ce implică vânzarea prin marketplace-uri ca eMAG, Amazon, sau eBay?
Vânzarea printr-un marketplace îți oferă posibilitatea de a-ți afișa produsele alături de alți comercianți pe platforme recunoscute care au deja o bază largă de clienți loiali. Acest lucru te poate ajuta la creșterea vizibilității magazinului tău, oferindu-ți acces la servicii de logistică integrate și instrumente de analiză a performanței.
Însă, trebuie să fii atent la faptul că atunci când vinzi pe o platformă precum eMAG sau Amazon, va trebui să plătești comisioane care pot varia în funcție de categoria de produse. De asemenea, gestionarea inventarului și a comenzilor poate deveni mai complexă și costisitoare dacă vinzi pe mai multe platforme deodată.
Din punct de vedere contabil, va trebui să monitorizezi atent comisioanele și taxele percepute de marketplace-uri, să administrezi corect veniturile și cheltuielile și să te asiguri că respecți toate cerințele fiscale asociate cu vânzarea online către clienți români și internaționali.
Vânzarea de produse pe platforme străine precum eBay, etsy sau Amazon implică în același timp gestionarea unor aspecte complexe precum contabilitatea TVA-ului (dacă ești plătitor de TVA) și evitarea dublei impozitări în cazul impozitului pe veniturile nerezidenților.
Recomandarea echipei LIN Premium Conta: Caută să colaborezi cu un contabil specializat în eCommerce, care te poate ajuta să optimizezi performanța financiară a afacerii tale atunci când vinzi printr-un marketplace, cât și să respecți legislația în vigoare pentru a evita orice sancțiuni.
6.Cum organizezi corect gestiunea la un magazin online?
Monitorizarea și administrarea stocurilor magazinului tău online este importantă pentru menținerea unui flux constant de produse, onorarea la timp a comenzilor către clienți, și evitarea sancțiunilor în cazul unui control oficial.
Organizarea gestiunii la un magazin online se poate face folosind fie metoda cantitativ-valorică fie cea global-valorică, fiecare societate având libertatea de a alege metoda care se potrivește cel mai bine activității sale.
Metoda cantitativ-valorică
Gestiunea cantitativ valorică presupune o evidență detaliată a stocurilor și este folosită în special în cazul comerțului en-gros. Conform acestei metode, pentru fiecare produs înregistrat în fișele de magazie trebuie să ai menționate cantitatea sau numărul de bucăți disponibile, valoarea de intrare (prețul cu care ai cumpărat produsul) și valoarea de ieșire (prețul la care l-ai vândut).
Prețul de achiziție al produselor trebuie să fie inclus pe notele de recepție (NIR) întocmite la intrarea mărfii, în timp ce valoarea de ieșire a stocurilor o vei stabili pe baza metodei de descărcare utilizate:
- FIFO (Primul intrat, primul ieșit): Produsele cele mai vechi sunt vândute primele. Această metodă este recomandată în special pentru produsele cu termen scurt de expirare deoarece te ajută să gestionezi eficient stocurile.
- LIFO (Ultimul intrat, primul ieșit): Produsele cele mai recent intrate sunt vândute primele. Această metodă este utilă în situații în care prețul de achiziție scade din cauza reducerilor.
- CMP (Costul mediu ponderat): Această metodă presupune calcularea mediei ponderate a prețului de achiziție pentru fiecare intrare în gestiune, oferind o imagine de ansamblu asupra costurilor.
Metoda global-valorică
Metoda global-valorică este folosită în principal de agenții economici care desfășoară activități de comerț cu amănuntul și implică o abordare simplificată în gestionarea stocurilor unui magazin online.
Spre deosebire de gestiunea cantitativ-valorică, această metodă te ajută să ții o evidență globală a stocurilor, ceea ce înseamnă că produsele sunt contabilizate doar în termeni valorici, fără a se ține cont de numărul de bucăți sau cantitate pentru fiecare produs.
De asemenea, NIR-urile menționează doar prețul de vânzare (preșul de la raft) pentru fiecare produs, iar fișele de magazie nu mai sunt necesare. În cazul în care prețul de vânzare al unui produs se modifică, trebuie să faci un proces-verbal de schimbare a prețurilor după inventarierea stocului afectat.
Recomandarea echipei LIN Premium Conta: Dacă vrei să ții evidența stocurilor cantitativ-valoric la preț de vânzare cu amănuntul, va trebui să folosești softuri specializate și cititoare de bare. Dacă ai un buget limitat însă, îți recomandăm să folosești metoda global-valorică deoarece este mai simplă și oferă o perspectivă generală asupra performanței magazinului tău online.
7.Ce obligații și avantaje ai dacă ești plătitor de TVA?
Dacă cifra de afaceri a magazinului tău online a depășit plafonul anual de 300.000 de lei sau estimezi că vei îl depăși în cursul anului calendaristic ești obligat să soliciți înregistrarea ca plătitor de TVA organelor fiscale corespunzătoare. Legea permite însă contribuabililor să se înscrie ca plătitori de TVA fără a fi depășit acest plafon.
Când treci la regimul normal de TVA, facturile și bonurile fiscale pe care le emiți la vânzarea online de bunuri sau servicii vor trebui să includă cota de TVA aplicată și suma aferentă TVA-ului de plată.
Cotele de TVA în România variază în funcție de tipul bunurilor și serviciilor vândute, cota standard fiind de 19%. Cota redusă de TVA 9% se aplică alimentelor, băuturilor non-alcoolice și medicamentelor, iar cota de 5% se aplică manualelor școlare, revistelor și altor publicații.
În ceea ce privește avantajele, ca plătitor de TVA vei putea deduce taxa aferentă produselor și serviciilor achiziționate pentru desfășurarea activității tale. Diferența dintre taxa colectată și cea deductibilă reprezintă suma pe care o vei avea de plată către bugetul de stat prin depunerea decontului de TVA (Declarația 300). De asemenea, magazinele online plătitoare de TVA sunt scutite de la plata taxei pe valoarea adăugată pentru achizițiile de bunuri din alte state membre UE conform prevederilor art. 293 din Codul fiscal.
Noutate TVA 2024: Ce presupune sistemul e-TVA
Începând de anul acesta, contribuabilii plătitori de TVA vor avea o obligație suplimentară odată cu implementarea sistemului RO e-TVA. Astfel, dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, vei primi un decont precompletat de TVA (formularul P300) până la data de 5 a lunii următoare transmiterii D300. Acest formular centralizează toate datele transmise de tine în sisteme precum RO e-Factura, RO e-Transport, RO e-Sigiliu, RO e-Case de marcat și RO e-SAF-T.
Datoria ta va fi să verifici acuratețea informațiilor din formularul P300 și să răspunzi notelor de conformare primite în cazul în care ANAF-ul constată diferențe mai mari de 5.000 de lei între valorile din P300 și D300. Vei avea la dispoziție 20 de zile de la primirea notei de conformare pentru a transmite o notă explicativă privind diferențele semnalate.
8.Când este necesar să folosești un cod de TVA intracomunitar?
Firmele neplătitoare de TVA care realizează achiziții intracomunitare de bunuri și servicii taxabile în România sunt obligate să se înregistreze în scopuri speciale de TVA. După înregistrare, operatorii economici primesc un cod de TVA intracomunitar care va trebui să fie trecut pe toate facturile de la furnizorii cu sediul într-un stat membru UE.
Exemplu: Dacă realizezi campanii de publicitate pe Facebook sau Google pentru magazinul tău online, vei avea nevoie de un cod de TVA intracomunitar.
Facturile se vor emite în regim de taxare inversă, urmând ca tu să declari și să plătești TVA-ul în țară pe baza Declarației 301 (Decont special de taxă pe valoare adăugată) și a Declarației 390 (Declarația recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare) până la data de 25 a lunii următoare efectuării achiziției de servicii.
9.Ce este One Stop Shop (OSS) și când trebuie să te înregistrezi în acest sistem?
OSS sau Ghișeul Unic pentru TVA are rolul de a simplifica declararea TVA-ului aferent vânzărilor online B2C de bunuri și servicii în Uniunea Europeană.
Obligația de a te înregistra în OSS apare atunci când tu ca firmă plătitoare de TVA depășești plafonul de 10.000 de euro, reprezentând suma vânzărilor către persoane neimpozabile din alte state membre.
Unul dintre cele mai mari avantaje ale înscrierii în OSS este că nu mai trebuie să te înregistrezi în fiecare stat membru unde au loc livrările de bunuri sau prestările de servicii.
Astfel, ca și comerciant, poți depune o singură declarație specială de TVA, declarația 398, care acoperă TVA-ul datorat fiecărui stat membru de consum, adică unde are loc livrarea de bunuri/servicii. Odată completată, această declarație permite efectuarea unei singure plăți, care va fi distribuită de statul român către statele membre de consum.
10.În ce situații trebuie să folosești e-Factura?
Potrivit Legii nr. 296/ 2023, dacă vinzi produse către alte firme din România sau achiziționezi produse sau servicii de la furnizori români, ai obligația de a transmite și primi facturile prin sistemul e-Factura.
Pentru a folosi această platformă va trebui să te înscrii în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe CUI-ul firmei tale prin intermediul certificat digital calificat pe numele tău. Semnătura digitală trebuie înregistrată mai întâi la ANAF, după care o poți folosi pentru a genera automat facturile în format XML într-un program de facturare integrat cu e-Factura.
Recomandarea echipei LIN Premium Conta: Pentru a afla mai multe detalii despre pașii pe care trebuie să îi urmezi pentru a trimite și primi facturi prin sistemul RO e-Factura, te invităm să accesezi ghidul gratuit e-Factura 2024.
11.Cum poți automatiza procese precum facturarea clienților și gestiunea stocurilor?
Programele de facturare ca Saga, Oblio și SmartBill te pot ajuta să salvezi timp prețios și să-ți simplifici munca prin generarea automată de facturi/e-facturi, chitanțe, NIR-uri, avize, rapoarte financiare și alte documente contabile.
Aceste aplicații vin cu interfețe intuitive care facilitează administrarea fără greșeli a stocurilor, oferindu-ți în permanență o imagine de ansamblu asupra încasărilor și plăților din firmă.
Mai mult de atâtde-atât, numeroase platforme de eCommerce permit integrarea acestor aplicații de facturare și gestiune direct în interfața lor, oferindu-ți o soluție unificată pentru administrarea eficientă a afacerii tale.
Recomandarea echipei LIN Premium Conta: Dacă nu ești sigur ce program de facturare și/sau gestiune să alegi, consultă un expert contabil care te poate îndruma spre cea mai bună opțiune pentru magazinul tău online.
12.Cum alegi contabilul potrivit pentru afacerea ta de eCommerce?
Colaborarea cu un contabil specializat în comerțul electronic este crucială pentru succesul magazinului tău online.
Fără o evidență corectă a veniturilor și cheltuielilor, o gestiune organizată a stocurilor și depunerea la timp a declarațiilor, riști să te lovești de o mulțime de probleme legale care pot încetini creșterea afacerii.
În plus, există numeroase aspecte contabile specifice comerțului online, precum gestionarea TVA-ului la nivel internațional, managementul comisioanelor și taxelor privind vânzările prin marketplace, sau contabilizarea discount-urilor și promoțiilor oferite clienților, care pot fi dificil de gestionat fără experiență în zona eCommerce.
Dacă ai o întrebare referitoare la contabilitatea magazinului tău online sau dorești să afli mai multe detalii despre serviciile noastre de contabilitate și consultanță financiară, ne poți contacta la numărul de
telefon 0741 228 697 sau ne poți lăsa un mesaj la adresa contact@contabilitatepebune.ro.
