Scurt ghid contabil pentru antreprenori începători – Primii 10 pași

Dacă te-ai hotarât să fii propriul tău șef, să ai propria ta afacere, atunci acest articol te va ajuta să identifici primii pași pe care îi ai de parcurs pentru a nu risca amenzi pentru lipsa anumitor formalități sau etape pe care nu știai că trebuie să le parcurgi.
Îți prezentăm în cele ce urmează, un mic ghid contabil pentru antreprenori începători, în 10 pași, care cuprinde câteva îndrumări utile întreprinzătorilor care s-au decis să inceapă o afacere pe cont propriu.

Pasul 1: Înființarea unei firme (SRL) sau a unui PFA
Orice activitate vei desfășura, va trebui să o faci sub o formă legală, autorizată la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului).
Poți alege să îți inființezi o firmă (SRL), sau poți alege una din formele specifice activităților independente, cea mai utilizată fiind PFA-ul.

Într-un articol precedent, am descris toți pașii necesari înființării unei firme.Poți să citești articolul Înființare firmă Pas-cu Pas aici
Tot în această etapă vei putea să decizi dacă activitatea ta se va desfășura la sediul firmei sau vei funcționa intr-un spațiu închiriat, caz în care va trebui să îți deschizi un punct de lucru.
Punctul de lucru trebuie declarat la ONRC, prin urmare, dacă știi de la început unde vei avea punctul de lucru, îl poți înscrie în statutul societății, evitând astfel costurile ulterioare efectuării acestei etape.
Dacă nu știi încă unde îți va fi punctul de lucru, poți înființa firma fără punct de lucru, iar ulterior, va trebui să faci demersurile necesare la ONRC.

Pasul 2: Găsirea unui contabil
Poți alege între două forme de organizare a contabilității tale:
– în compartimente distincte, conduse de către directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare.
– pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România (CECCAR).
Așadar, dacă alegi varianta de angajare a unei persoane, aceasta va trebui să aibă studii economice superioare.Va trebui să închei cu aceasta un Contract Individual de Muncă în formă scrisă și să urmezi toate regulile necesare angajării unei persoane ( înregistrea firmei la ITM, instructajul de protecția muncii, cheltuieli salariale atât cu salariul plătit angajatului cât și cu taxele datorate către stat, asigurarea bazei materiale necesare: calculator și consumabile de birou, soft de contabilitate, licențe, etc).Avantajele angajării unei persoane sunt legate de prezența efectivă zilnică a acesteia în firmă, cunoaște mai bine specificul activității tale.
Dacă alegi varianta de externalizare a seviciilor de contabilitate, te poți orienta către un cabinet individual condus de un expert contabil sau către o firma de contabilitate.În ambele situații, este obligatoriu ca acestea să fie autorizate de către Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România (CECCAR). Va trebui să închei contract de prestări servicii în formă scrisă.Vei beneficia de experiența mai vastă a experților contabili, ți se vor reduce costurile salariale, costurile cu soft-uri, licențe, birotică, vei beneficia de poliță de asigurare a riscului profesional, în schimb, firma de contabilitate îți va stabili anumite termene de predare a documentelor, interacțiunea nu este la fel de apropiată ca cea cu propriul contabil angajat.

Pasul 3: Împuternicire notarială pentru contabil
Împuternicirea notarială pentru contabilul tău, este actul prin care îi acorzi dreptul de a depune în numele tău declarațiile, precum și dreptul de a accesa Spațiul Privat Virtual al firmei.Fără această împuternicire, contabilul nu îți va putea depune declarațiile la ANAF.

Pasul 4: Achizitionarea registrului unic de control
Registrul unic de control este un registru în care sunt înscrise toate controalele care sunt efectuate de către diferite autorități (ANAF, DSV, DSP, urbanism, protectia consumatorului, ITM, etc.).Fără acest registru, nu se poate efectua controlul, deoarece inspectorii de control trebuie să se inregistreze în acest registru.Se achiziționează de la ANAF în primele 30 de zile de la înființarea firmei.Trebuie să ai câte un astfel de registru pentru fiecare punct de lucru al firmei tale.

Pasul 5:Autorizațiile de funcționare
Când ai înființat firma la ONRC, ai dat declarație pe propria răspundere că vei obține toate autorizațiile necesare funcționării.
Autorizațiile necesare a fi obținute diferă în funcție de specificul activității tale, domeniul de activitate, dacă îți desfașori activitatea online sau prin magazin fizic, etc.
Dacă ai un site/magazin online, va trebui să incluzi cel puțin următoarele elemente:
datele de identificare ale firmei tale:denumire, forma juridică, CUI, nr.ONRC, adresa, capital social
politica de protecție a datelor personale (GDPR)
politica de livrare/retur/garanție
link-uri către ANPC și alte autorități în funcție de domeniul de activitate al firmei
Iată câteva autorizații specifice:
Autorizația de funcționare de la Primărie
Autorizația de mediu
Autorizația la Direcția Sanitar-Veterinară
Informarea privind adaosul comercial practicat
Obținerea licenței pentru muzică ambientală
Autorizația de la pompieri
Contract pentru pază și protecție
Afișarea în spațiul de vânzare a următoarelor:
– copie CUI;
– copie extras Registrul Comerțului cu punctul de lucru, sau Certificat constatator;
– anunț atenționare acordare bon fiscal;
– placheta cu Protecția consumatorului;
– orarul de funcționare;
– anunțul cu Fumatul interzis.

Pasul 6:Informarea Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB)
Deși are o denumire imposibil de pronunțat, acest oficiu trebuie informat că ai o persoană numită să îi raporteze.Trebuie să numești prin decizie scrisă o persoană din cadrul societății, care se va ocupa de raportarea către ONPCSB. Aceasta decizie se trimite către ONPCSB, prin Poșta Română, cu confirmare de primire.

Pasul 7:Decizia privind emiterea facturilor
Ca să poți emite facturi, va trebui să iți stabilești singur ce serii vei aloca facturilor și chitanțelor tale și ce plaja de numere le vei aloca.În acest sens, vei numi prin decizie scrisă o persoană din cadrul firmei, care va fi responsabilă cu emiterea facturilor.Aceeași persoană va gestiona seriile si numerele de facturi. Seriile si numerele facturilor și chitantelor emise de firmă, vor putea fi doar cele stabilite prin această decizie.
Ulterior, va trebui să emiți câte o astfel de decizie la fiecare început de an.

Pasul 8:Softul de gestiune/facturare
Dacă specificul activității tale necesită evidența de gestiune, cu siguranță acesta iți va ușura mult munca.Multe soft-uri de gestiune au modul de facturare, configurezi seriile și numerele de facturi și poți emite facturile.Deasemenea multe soft-uri pot fi integrate cu soft-ul de contabilitate.

Pasul 9:Casa de marcat
Nu toate firmele sunt obligate să aibă casă de marcat.Dacă ai obligația utilizării casei de marcat, intergrarea casei de marcat cu soft-ul de gestiune te va ajuta să eficientizezi activitatea de evidență primară.

Pasul 10: Obținerea codului special de TVA pentru operațiuni intracomunitare
Acest cod de TVA nu te face platitor de TVA, îl folosești pentru anumite operațiuni intracomunitare, achiziții de bunuri sau servicii ( de exemplu, dacă vrei să iți faci reclamă prin Google sau Facebook, ca să iți poți inregistra cheltuiala cu reclama pe firmă va trebui obligatoriu să deții acest cod de TVA intracomunitar).

Ne poți urmări pe pagina noastră de facebook
Urmărește canalul nostru de știri

Un like?
  •  
  •