Inventarierea patrimoniului: Ce trebuie să știe administratorii firmelor despre această procedură?

Vă oferim în prezentul articol, gratuit, toate formularele necesare efectuării inventarierii, împreună cu proceduri privind inventarierea anuală a patrimoniului.

Odată cu apropierea finalului de an 2021, societățile comerciale se pregătesc pentru încheierea exercițiului financiar și încep demersurile pentru întocmirea situațiilor financiare anuale ce vor oferi o perspectivă de ansamblu asupra nivelului de performanță obținut. 

Pentru a asigura corectitudinea datelor introduse în contabilitate în această perioadă, firmele au obligația de a realiza inventarierea patrimoniului, mai precis a elementelor ce țin de activele, datoriile și capitalurile proprii ale întreprinderii, conform Legii Contabilității nr. 82/1991. 

Inventarierea patrimoniului este obligatorie pentru toate entitățile, fie că sunt organizate ca SRL, fie că sunt organizate ca activitate independentă (PFA-care este impozitată în sistem real).

Inventarierea patrimoniului este obligatorie inclusiv pentru magazinele online, inclusiv cele care funcționează în sistem dropshipping și care la finalul perioadei nu au stoc de marfă.Entitățile, trebuie să inventarieze toate bunurile din patrimoniu:mijloace fixe, obiecte de inventar, bunuri aflate la terți (de exemplu dacă sunt stocuri de marfă aflate în depozite Amazon, sau bunuri depozitate la distribuitor).

În situația în care se lucrează cu producție, pe bază de rețetare, se efectuează inventarierea atât pentru materia primă, cât și pentru produsele finite, pentru fiecare gestiune în parte și pentru fiecare loc de depozitare.

În acest articol, vă vom oferi mai multe informații privind procedura de inventariere, atribuțiile administratorului firmei și ale comisiei de inventariere în cadrul acestei proceduri, precum și care sunt documentele ce alcătuiesc dosarul de inventariere. Vom începe prin a preciza care sunt companiile nevoite să își inventarieze gestiunea conform legii.

Căror entități economice le revine obligativitatea inventarierii anuale?

Potrivit Legii Contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările adăugate ulterior, obligația de a efectua inventarierea anuală a elementelor patrimoniale 

revine următoarelor categorii:

  • Societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, instituțiile naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste;
  • Instituțiile publice, asociațiile, fundațiile, organizațiile non-guvernamentale și celelalte persoane juridice cu/fără scop patrimonial;
  • Unitățile fără personalitate juridică, având sediul în străinătate și care aparțin entităților menționate anterior, precum și unitățile fără personalitate juridică din România care sunt deținute de persoane juridice cu sediul în străinătate;
  • Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, așa cum este prevăzut în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative sau cele administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil;
  • Persoane fizice care desfășoară activități economice în sistem real.

Conform aceluiași cadru legislativ, entitățile menționate au obligația de a realiza inventarierea patrimoniului la începutul activității, urmând ca această procedură să fie ulterior efectuată cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe durata funcționării lor (de obicei, la încheierea exercițiului financiar), și în cazul fuziunii sau al încetării activității

Totodată, inventarierea patrimoniului unei entități este necesară și în următoarele situații:

  • în cazul unui control, la cererea organelor de control sau a altor organe fiscale, conform legislației actuale
  • atunci când există date ce indică lipsuri sau plusuri în gestiunea societății
  • în cadrul situațiilor de predare-primire de gestiune
  • la reorganizarea gestiunii
  • dacă au avut loc calamități naturale ce au afectat patrimoniul gestionat 
  • în cazuri de forță majoră
  • în alte instanțe prevăzute de lege

Ținem să menționăm că societățile cu activitate complexă pot inventaria elementele din gestiune anterior datei de încheiere a exercițiului financiar, doar dacă rezultatele inventarierii vor fi valorificate și incluse în situațiile financiare anuale întocmite pentru acel exercițiul financiar. 

De asemenea, entitățile a căror exercițiu financiar este diferit de anul calendaristic vor organiza și efectua inventarierea anuală la sfârșitul exercițiului financiar stabilit, incluzând rezultatele acesteia în situațiile realizate pentru respectivul exercițiu financiar.

Subliniem faptul că reglementarile privind inventarierea patrimoniului se aplică și activităților independente (PFA/II/IF – sistem real).Astfel, avem următoarele prevederi:
„Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, precum şi la încetarea activităţii.
Inventarierea cuprinde toate elementele de natura activelor şi datoriilor care contribuie la desfăşurarea activităţii persoanei care conduce contabilitatea în partidă simplă.
În sensul prezentelor reglementări, elementele patrimoniale sunt bunurile şi drepturile care contribuie la desfăşurarea activităţii persoanei care conduce contabilitatea în partidă simplă. Acestea cuprind: imobilizări corporale (mijloace fixe), stocuri şi imobilizări necorporale, respectiv programe informatice, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare. „

ATENȚIE: Firmele care nu respectă reglementările stabilite de Ministerul Finanțelor Publice, privind efectuarea inventarierii patrimoniului și întocmirea corectă a situațiilor financiare anuale, riscă să fie sancționate cu amenzi de până la 5.000 de lei

Cine este persoana responsabilă cu organizarea activităților de inventariere și care sunt obligațiile acestora?

inventarierea patrimoniului 2021-2022

inventarierea patrimoniului 2021-2022

Conform celor prevăzute de OMFP 2861/2009 și Legea Contabilității nr. 82/1991, administratorul, ordonatorul de credite sau respectiv persoana care are obligația gestionării societății răspunde de buna organizare a procedurii de inventariere la finalul exercițiului financiar și are următoarele obligații:

    • să numească comisia de inventariere printr-o decizie scrisă, menționând, de asemenea, membrii comisiei, modalitatea de inventariere folosită, gestiunea supusă procedurii de inventariere și datele de începere și încheiere a respectivelor operațiuni
    • să aprobe proceduri scrise transmise mai apoi comisiilor de inventariere
    • să ia măsuri care susțin crearea unor condiții optime de lucru pentru comisia de inventariere (de exemplu, organizarea depozitării bunurilor și codificarea acestora prin intermediul etichetelor de raft, actualizarea evidenței contabile și a celei tehnico-operative, dotarea gestiunii cu instrumente de măsurare și cântărire, cititoare de coduri de bare, și alte echipamente necesare, asigurarea personalului necesar pentru manipularea, sortarea, măsurarea, și numărarea bunurilor inventariate, etc.)

BINE DE ȘTIUT: Având în vedere complexitatea și amploarea operațiunilor de inventariere a patrimoniului unei entități, membrii aleși de către administrator pentru a face parte din comisia de inventariere trebuie să fie persoane cu pregătire tehnică și economică corespunzătoare

Comisia astfel formată va avea cel puțin doi membri, aceștia fiind ori angajați ai companiei ori persoane fizice sau juridice care încheie un contract de prestare servicii cu firma. În cazul entităților cu un număr redus de angajați, procedura de inventariere poate fi executată de o singură persoană, administratorul fiind cel responsabil de corectitudinea rezultatelor finale. În cadrul societăților fără salariați, operațiunea de inventariere a patrimoniului este efectuată de către administrator.

Cu toate acestea, gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care se ocupă de gestiunea respectivă sau auditorii interni/ statutari nu pot face parte din comisia de inventariere. 

În ce constă procedura de inventariere a patrimoniului la final de an și care sunt documentele necesare?

Primul pas a procedurii de inventariere este întocmirea de către administrator/persoana responsabilă cu gestiunea patrimoniului a deciziei de inventariere. Odată stabilită comisia de inventariere, aceasta va avea ca principale îndatoriri următoarele: 

  • identificarea spațiilor unde se află bunurile ce trebuiesc inventariate
  • sistarea (dacă este posibil) operațiunilor de intrare-ieșire a respectivelor bunuri
  • afișarea la loc vizibil a programului și a perioadei inventarierii
  • organizarea și efectuarea inventarierii tuturor elementelor patrimoniale conform procedurilor interne aprobate de administrator și prevederilor legale 
  • închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare atunci când operațiunile de inventariere sunt întrerupte temporar
  • semnarea listelor de inventariere unde sunt înscrise bunurile din gestiune de fiecare membru al comisiei (precum și de gestionar)
  • realizarea unui proces verbal de inventariere, unde sunt înscrise rezultatele inventarierii

Înainte de începerea propriu-zisă a procedurii de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, fiecare gestionar are obligația de a da o declarație scrisă privind bunurile gestionate. Declarația gestionarului va fi semnată de către acesta în fața comisiei de inventariere și va menționa următoarele:

  • dacă persoana în cauză gestionează bunuri în alte locuri de depozitare și dacă gestionează bunuri aparținând terților în afara bunurilor societății respective
  • dacă gestionarul știe de existența unor minusuri/plusuri în gestiune și dacă are sau nu bunuri nerecepționate sau care urmează să fie expediate, pentru care s-au întocmit deja documentele necesare
  • dacă a primit/eliberat bunuri fără documente legale și dacă are documente de primire/eliberare care nu apar în evidența gestiunii sale sau în contabilitate
  • dacă deține numerar obținut prin vânzarea bunurilor aferente gestiunii de care răspunde
  • tipul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire a bunurilor din gestiunea sa

Inventarierea elementelor de patrimoniu precum imobilizări necorporale/corporale, terenuri, stocuri, bunuri, creanțe și datorii către terți și disponibilități bănești se realizează conform prevederilor OMFP 2861/2009 și procedurilor stabilite intern și adaptate specificului entității. 

Prin compararea datelor constatate la fața locului și înregistrate în listele de inventariere cu fișele de magazie și documentele existente în contabilitate aferente bunurilor inventariate, comisia de inventariere va putea detecta și ulterior corecta eventuale erori de gestiune. 

Astfel, la încheierea procesului de inventariere, comisia va realiza un proces verbal unde vor fi trecute, printre altele, concluziile privind cauzele plusurilor și minusurilor din gestiune și persoanele vinovate, propunerile pentru măsuri de rezolvare a acestor nereguli, scoaterea din uz a anumitor obiecte de inventar, declasarea sau casarea unor stocuri și ajustările pentru depreciere în cazul activelor din gestiune. 

Documentul va fi prezentat în termen de 7 zile lucrătoare de la finalizarea operațiunilor de inventariere a patrimoniului administratorului/persoanei responsabile cu gestiunea entității. Pe baza procesului verbal și a listelor de inventariere, rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii vor fi introduse în registrul-inventar.

Vă prezentăm mai jos formularele necesare inventarierii patrimoniului:

Decizia de inventariere
Declarația gestionarului înainte de inventariere
Anexa 1 – Grafic de desfăsurare a inventarierii patrimoniului
Anexa 2 – Instrucțiuni generale privind invenatrierea patrimoniului
Instrucțiuni specifice privind inventarierea
Model lista de inventariere
Proces verbal inventariere numerar casierie
Proces verbal de inventariere a patrimoniului
Registrul inventar

Inventarierea corectă a patrimoniului firmei – un proces fără stres

Sperăm că acest articol vă va fi de ajutor în efectuarea inventarierii patrimoniului companiei dumneavoastră la finele acestui an și vă invităm să ne urmăriți pe pagina noastră de Facebook, Contabilitate PE BUNE, pentru a fi la curent cu ultimele noutăți din domeniul contabilității și al salarizării.

Firma LIN Premium Conta vă oferă servicii de contabilitate de gestiune adaptate specificului activității firmei dumneavoastră, precum: 

  • înregistrarea contabilă cronologică și sistematică a documentelor primare (facturi de intrare și de ieșire care implică stocuri, transferuri interne între gestiuni sau între locații; înregistrarea bonurilor de consum, întocmirea recepțiilor)
  • realizarea evidenței global-valorice sau cantitativ-valorice a stocurilor
  • întocmirea balanței analitice a stocurilor societății
  • efectuarea evidenței analitice a obiectelor de inventar si a mijloacelor fixe.

Dacă doriți să luați legătura cu unul dintre experții noștri contabili, ne găsiți la numărul de telefon 0741 228 697 sau ne puteți scrie la adresa contact@contabilitatepebune.ro.

 

Suntem sociali: